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企业科技档案的收集与整理

来源:本站 作者: 时间:2019-06-06 18:38:28 点击:

  企业科技档案是企业科学研究的轨迹,是企业科研成果转化为现实生产力的基础。随着改革开放的深入和社会主义市场经济的发展,更进一步促进了企业科技档案的利用,从而对加强企业管理,提高管理水平,降低消耗,提高经济效益产生了积极作用,企业档案部门应加强科技档案的收集与整理等基础工作。

  档案的收集工作,是档案室开发业务工作的起点和基础,没有收集工作就没有档案工作的范围和对象,就无从谈起各项管理工作,更不能实现集中统一管理。要做好收集工作,首先要把科技文件材料的形成、积累纳入企业管理工作程序,纳入生产、科研、基本建设的工作计划,制定出相关管理办法,建立、健全归档制度。具体的收集工作应按科技文件材料归档制度的内容划定归档范围来进行收集。

  企业要归档的科技文件材料的内容如下:一是本企业内部形成的文件材料;二是本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;三是本企业派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;四是本企业所属单位(包括投资的全资、控股、参股企业)应向本企业提交的文件材料;五是本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;六是本企业执行、办理的外来文件材料。企业归档范围要在实践中不断完善,要根据上级的有关标准、规定,结合本公司的实际情况适时修订使之更具体、更完善。档案管理人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法,处理好档案形成过程中的各个环节与部门的关系,同时要不断提高全员档案知识,实现全方位管理。

  科技档案的整理工作是科技档案提供利用的基础和前提条件。科技档案只有经过科学整理,实现系统化和条理化才能保持它内部相互之间的有机联系,科技档案整理得是否科学,将直接影响到对它的利用。企业科技档案应按照GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理组卷,组卷应该遵循文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用,及时为企业的各项活动提供利用。科技档案整理、编目步骤如下:

  一是科研课题按准备阶段,研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列:二是基建项目、工程设计项目、工程施工项目和地质项目按依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程竣工验收等排列;三是设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列、随机图样也可单独组卷;四是案卷内文件材料排列要求文字材料在前,图样在后。

  一是案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。外封面印制在卷皮的正表面,内封面排列在卷内目录之前:二是案卷题名,案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等:三是编制单位,填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者:四是编制日期,填写案卷内文件材料的起止日期;五是保管期限,填写其划定的保管期限;六是密级,依据保密规定填写;七是档号,填写档案的分类号和案卷顺序号;八是档案馆(室)代号,填写国家给定的本档案馆(室)的编号;九是缩微号,填写缩微号时给定本案卷的编号。

  一是案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号:二是页号编定位置。单面书写文件材料在右下角编写页号,双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号;三是成套图样或印成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可以代替卷内目录,不必重新编写页号,与其他科技文献组成一卷的。应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页号:四是案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。

  一是顺序号,用阿拉伯数字从1起依次标注;二是文件材料题名,亦称文件标题,填写文件材料标题的全称:三是文件编号,填写文件的文号或图样的图号;四是责任者,填写文件材料的直接编制部门或主要责任者;五是日期,填写编制文件材料的年、月、日;六是页次,填写每份文件材料首页上标注的页号:七是卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。

  一是卷内备考表要标明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题:二是卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。

  总之。科技档案的作用在企业生产经营中的地位越来越显著,只有认真做好科技档案的收集与整理等工作,不断提高科技档案的案卷质量,有效地服务于企业的生产经营管理活动,才能实现档案工作与企业的同步发展。

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