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公司业务档案管理制度

来源:本站 作者: 时间:2019-01-23 16:06:42 点击:

  九、业务档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为了维护 XXXXXXX 有限公司及委托单位的利益和合法权 益,规范本公司的业务档案管理,根据《中华人民共和国档案法》 、 《中华人民共和国档案法实施办法》 ,结合本公司的具体情况,特制 订本制度。 第二条 本制度中所称档案是指各部门在对项目进行市场调查、 数据分析等绩效评价活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声 像等不同形式和载体的历史记录。 第三条 本公司各类业务档案的所有权归本公司所有。各类业务 档案由办公室统一管理, 对各类业务档案进行日常管理、 分类、 整理、 编目、借阅、销毁等工作。 第四条 本公司业务档案实行集中统一管理,接受同级档案行政 管理部门、山东省财政厅等有关部门的监督、指导。 第二章 业务档案的收集与管理 第五条 档案收集:业务档案是本公司业务活动中形成的凭证底 稿和文件资料,它是反映本公司业务活动的真实记录。业务人员在办 理业务过程中,所需文件,权属证明、会计资料和其他相关资料应收 集充分,以备核查和调阅。 第六条 归档收集范围:各项绩效评价报告印稿,绩效评价工作 底稿及业务资料、报表等,包括综合类、业务类及备查类工作底稿。 第七条 业务档案管理的基本内容包括: 按照业务档案管理规范 化、科学化、制度化要求,对业务报告、工作底稿等业务文件材料进 行收集、分类、整理、编目、立卷、归档、保管、利用、鉴定和销毁。 第八条 各业务人员在业务工作结束后,必须将业务工作过程中 形成的文件材料和工作底稿按归档要求进行收集、分类、整理后及时 向档案管理人员移交,任何人不得拒绝归档或将信息私留。 第九条 各业务项目小组,在每个业务项目完成后,由项目负责 人指定专人,按照业务类工作底稿和备查类工作底稿分别进行整理。 业务类工作底稿按照业务工作底稿目录的顺序排列装订, 永久性工作 底稿(备查类)按永久性工作底稿目录的顺序整理装订。装订后的工 作底稿要规范整洁。 第十条 各类业务档案归档内容包括以下四类: 1、 2、 3、 4、 第十一条 1、 2、 相应项目当期档案纸质版。 永久性档案纸质版(即备查工作底稿档案) 。 留存正式的绩效评价报告。报告已正式签字盖章生效。 底稿电子版。 业务档案的立卷程序包括以下工作: 组卷: 按照委托单位项目号划分, 原则上组成一个案卷。 公司承接绩效评价项目按照年度及项目号排序, 卷内的 材料按照工作底稿目录的内容排序。 3、 业务档案复核:档案归类、整理完成后,项目负责人对 工作底稿全面审核确认无误后,在相应位置签字;立卷人 将项目复核后的档案交至档案复核人,在相应位置签字。 4、 业务档案装订:业务档案复核完毕后,去除所有文件材 料附带物。要求统一填写案卷封面,注明客户名称、业务 类别、期间、册书、归档日期、归档人等相关信息。永久 性档案需单独装订成册,并注明档案类别。 5、 业务档案移交:业务档案立卷完毕后,应及时将业务档 案交公司档案管理员保管,并办理档案移交手续,档案管 理员需验收确认无误后归档。 第十二条 各业务类档案,由立卷人编制档案清单向档案室移 交, 档案室验收后, 按照业务项目和业务报告文号顺序编制案卷目录。 凡不符合立卷归档要求的则令其退回,重新按要求立卷归档。对验收 合格的业务档案,移交人和接交人要在移交清单上签字确认。 第十三条 移交后的各业务类档案,档案室人员根据移交清单, 按照档案的类别编制《皓诚投资咨询有限公司档案目录》 ,编制好的 档案目录,验收合格后正式归档保存。 第十四条 公司业务档案管理人员因工作需要发生变动时, 应办 理档案交接手续, 安排有关人员监交。 交接手续办理完毕后, 移交人、 接受人、监交人均在移交表上签章。移交人必须办理完移交手续后方 可一离开。若有一方未按照规定移交档案,将追究其责任。 第十五条 业务人员调(离)职之前,须有档案管理员在问询业 务人员所在部门经理意见后在《人员调离签单》中签署业务档案移交 检查是否符合规定的意见。凡有未交业务档案的,应补交相应的业务 档案;凡造成业务档案丢失且无法弥补的,按照有关规定办理;业务 档案移交检查没有问题,或检查出的问题全部处理完毕后,档案管理 员方可在 《人员调离签单》 中签署业务档案移交检查符合规定的意见; 否则,签署不符合规定的意见,人力资源部不办理调动和解聘手续。 第三章 业务档案的保存 第十六条 为保证业务完整性、保密性和方便实用性,本公司业 务档案统一存放于档案室。 第十七条 正式归档后的各类业务档案,由档案室管理员进行分 类整理,统一编写案卷目录。做到存放合理,排列有序,查找方便。 第十八条 档案室要保持存放档案的清洁卫生, 做到防盗、防光、 防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防磁等,确保各类业务档 案完好无损。 第四章 业务档案的利用 第十九条 等。 第二十条 事公司内部人员借阅业务档案要严格执行借阅手续。 业务档案的利用是指对业务档案的借阅、复印和摘录 档案的借阅需填制《业务档案借阅审批表》 ,经经理和项目负责人审 批后方可借阅。借阅责任人及部门经理应对所借阅档案负完全责任 (包括安全性、完整性、保密性等) 。 第二十一条 对借阅的业务档案及本公司内有关文件,需做到严 格保密,对失密、泄密并造成有损客户利益和本公司信誉的,应追究 当事人的责任,并视其情节的轻重给予通报批评和经济处罚。 第二十二条 对于继续为上年客户提供服务的项目,永久性档案 可在借阅使用后在档案负责人监督下将内容进行更新, 随本期项目重 新立卷归档;同时注销以前年度永久性档案存档记录编号。 第二十三条 本公司以外人员,如法院、检察院等因业务工作需 要查阅公司档案时,须经该项目负责人所在部门的部门负责人审批, 其他咨询类公司人员等因业务工作需要查阅事务所档案时, 须经该项 目负责人所在部门的部门负责人审批后, 由有关部门代为办理借阅手 续方可借阅,但不得带出公司以外,不得复制相关档案。借阅的档案 由代办人负责催收。 第五章 附则 第二十四条 行。 第二十五条 第二十六条 本制度由公司经理办公会负责解释和修订。 本制度自发布之日起生效。 本公司绩效评价等咨询类业务档案参照本制度执

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