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公司合同审核制度

来源:本站 作者: 时间:2019-01-20 05:04:47 点击:

  为加强公司合同(协议)管理,规范工作流程,维护公司利益,根据实际情况,制定本制度。 二、范围 本管理办法适用于大连才华投资集团以及下属项目公司。三、职责 集团公司以及下属项目公司负责签订、履行合同(协议)的人员(包括经办、审批、资料管理等)贯彻执行本管理办 本管理办法适用于设计、监理、施工、采购、营销、技术服务等合同(协议)。 六、合同订立必须遵循以下原则: 1、合法性原则:必须全面符合有关法律法规及行业规定,使得公司的权益能够依法受到保护。 2、合同书原则:必须 正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任。 4、利益明晰原则:合同应清楚的界定、描述各方的权利和义务,以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象;合同中尤其 应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方 式;如果合同价款可能调整,则应明确调整依据、调整方式 (如何计价、总价如何最后确定等),并就设计变更与现场 签证的有效性、可控性做出明确规定。 七、订约前审查 合同经办部门必须仔细了解合同对方签约人的身份、权限,了解对方是否具有法人资格及其资信情况,同时应审查 对方的企业法人营业执照及签约人的授权书原件,必须将对 方的三证副本(营业执照、组织机构代码证和税务登记证)、 资质证书及授权书复印件作为合同审批单的附件。 (1)经办部门根据项目具体情况拟定初步合同(协议),启动合同审批程序,并对相关技术要求、成本预算、具体方 案进行说明,将对方资质文件、图纸及其他必要文件附在《合 同审批单》后。设计工程量计算的合同必须在图纸设计完成 时向成本合约部、审计部提供图纸(或电子版)各一套,留 给做项目预算时间。 (2)项目公司按照工程部、预算部、 财务部、总工办的顺序签署意见,同时要求相关部门应在相 关附件上签字确认; 由总经理审批复核。(4)项目公司签署完毕的合同审批单 由行政部统一流转至集团公司行政部。 (5)集团公司行政部将《合同审批单》首先交付成本合约部进行审核,然后按照法务部、审计部、财务部的顺序进 行审核,各部门审核后签署相应意见。 (6)公司法律部审核合同(协议)具体条款存在的法律风险,违反法律法规强制性规定 (7)集团各部门审批完毕后将《合同审批单》及附件转给董事长秘书,由董事长秘书交董事长签批。 (8)经批准 通过的合同(协议),集团行政部转给项目公司后存档,经 办部门按照签批意见调整合同内容执行,确定最终合同内 1、对于标的额较大的涉外合同、货物交付或工程竣工之日起一年后才能付清款项的合同。 2、销售、加工承揽、工程承揽合同中质保期的约定应不少于两年,质保金的约定原则不低于合同总标的额的5%。 4、工程承揽合同中付款方式的约定一般应为按工程进度付款,且付款时间和付款数量的约定必须明确。 5、现场签证、设计变更等所引起的合同价款变化,原则上在合同结算前不予调整,所发生的费用待合同结算时一并 审核调整和支付。 6、原则上不给与工程预付款,工程预付款如需按合同约定支付,原则上预付比例不高于当年完成工作量的30%且已 进场并开始施工。 7、工程预付款必须在合同中约定抵扣方式,并在工程进度款中进行抵扣。 8、工程进度款支付与结算应当符合下列 规定: 8.1 工程进度款支付条款应约定的条件: 当期发生的我方支付的水电费、代付费用、应分摊的费用、各类罚款等在支付进度款中扣除;按月工程进度或按 明确的完工百分比约定付进度款;完工的工程质量要满足 合同要求;完工产值经成本(预算)部门核定并确认(要 充分考虑我方审计预算及报批集团确认的合理时间)总价 后,10 个工作日内支付进度款;完成我方要求的各级审签 流程;持发票领款。 8.2办理结算款时,要开具全额发票(含质保金在内),并 有物业部门签署的工程满足使用、质量合格、有维修保证的 意见书。 9、项目进度款原则上按70%以下支付,完工后原则上支付至80%以内; 10、购买设备和原材料的,如需提前支付预付款需提供等额的银行保函或项目所在地担保公司保函 11、质保金支付 应约定:合同质保期执行完毕,相关部门对工程或设备使用 情况、对方单位在质保期内服务情况以及是否存在应由对方 单位承担的质量隐患等情况做出综合评价,且需物业公司同意,签署支付意见后,方能领取质保金。 12、原则上未经招标的项目完工后,合同应约定其价款支付不得超过合同总价款的65%,购买设备、材料的,物资交 付到现场后,其价款支付不超过合同总价款的85%,其余款 项待安装、验收合格后,留足质保金后支付。 13、在计划确定需要签订合同(或协议),小型合同(或协议)15 日前向审计部提供图纸及技术标,大型合同(或协 议)30 日前向审计部提供图纸及技术标。 14、项目公司工程部、预算部必须向集团成本合约部提供已经询价(或指定使用材料)的供应商姓名及电线、在上报的审批表后面应附(不同事件处理需要项目公司确认意见的除外)工程部专业工程师、经理,造价部专业 造价师、经理的意见及确认签字; 16、工程进度款(结算款)支付(达到财务规定的集团审批额)审批表后面应附有相关人员签字的工程进度确认表、 预算部专业造价师、经理的审核确认签字(详见预算管理制 17、在所有上报审批表中,如果是需要集团相关部门确定材料价格意见,项目公司的工程部、造价部相关工程师、经 理必须签署意见后签字确认。 13.1我方为需方时必须约定我方所在地人民法院管辖; 13.2在合同签订时争取我方所在地人民法院管辖成为不 可能时,可约定“依法律规定,通过诉讼方式解决”。 13.3 审查时如对对方当事人履行能力及资信情况存在疑义时,应 要求其提供相应担保并要求在合同中注明。 在合同签订之后一个工作日内,要求经办部门就主体合同填写《合同(协议)摘要表》,发至各相关部门,并向有关 人员进行合同讲解交底,说明履行期限、标的质量、项目范 围、付款方式等,以便各岗位人员协调、配合、执行。 合同订立后,因客观条件发生变化需要变更合同内容的,或者承包单位提出变更要求的,经办人员应及时向主管副总 经理请示报告,主管副总经理同意变更的,经办人员在与对 方协商一致后起草变更后的条款,再按照合同审批的有关程 序办理,严禁擅自变更合同。 十二、其他规定 1、集团及下属项目公司务必严格执行本制度,如在执行过程中,与实际情况确有不适合之处,执行部门可根据实际 情况作修改之请示,报经集团核实后经主管领导批准后方可 由拟文部门修改。 审批之前,要提前做好相关的工作计划(小型工程合同在签订合同及审批之前 15 天内做好计划,大型工程合同在签订 合同及审批之前30 天内做好计划)。 3、为提高合同签订审批过程的时效性,合同经办人应主动协调好各相关部门及有关领导(小型工程合同审批不得超 天,大型工程合同审批不得超过5天,因相关主管领导 或总经理出差等原因造成审批时间延后的,经办人员应尽量 做好提前量)。 4、本管理办法自2012 世城关总11:09:50 1,合同类别 3,各部门在合同起草签署履行过程中的职责4,各部门 合同的审核时间(不宜过长) 第一条为加强公司经济合同管理,保障公司合法权益, 预防合同纠纷,促进本公司依法经营管理,根据《合同法》、 《民法通则》等国家有关法律、法规、制定本制度。 第二条本制度适用于本公司内部各部门及独立法人单位 (各公司)的公司内部和外部经济合同的管理。 第三条合同管理机构的设置与职责 本公司合同管理实行合同管理部门管理和承办部门管理相结合的原则,由所涉及公司内部相关单位设专人负责 合同的管理工作。本公司内部设立经济合同管理委员会。 严格遵守国家有关经济合同的各项方针、政策、法律、法规; 负责对本公司内部在履行经济合同过程中所发生 拖欠的有关资金划拨的裁决(经济合同管理委员会以书面形 式发出通知); 负责处理外部经济合同纠纷; 对合同的合法性、有效性进行审查,向本公司法定代表人提出意见; 参与处理对外合同纠纷、负责本公司内部各单位之间合同争议的协调工作; 负责对合同承办部门进行业务指导,对相关人员进行法律知识培训。 负责按照本公司标准合同文本起草合同文本,保证合同的可行性、合法性和有效性; 按时按要求向合同管理部门报送合同统计报表及有关资料,反映合同履行中出现的重要问题; 学习、宣传国家有关法律、法规及政策,学习并推广其它 单位合同管理工作的先进经验,收集经济合同管理方面的10 了解掌握本部门合同签订及履行情况,及时总结经验教训, 第四条合同的审批 严格履行合同审批制度,特殊合同和涉外合同文本,应在 “合同评审”是ISO9000系列标准中规定的质量体系 要素 第五条合同的签订 合同由本公司法人代表签订,或由本公司法定代表11 人书面 三、对资信不明或资信状况不好,又无可靠担保单位的,不得与之签约。 四、合同签定时,应验证对方相关证明文件,核对无误后方可正式签订合同,对方交验的证明文件要妥善保管。 合同文件的各项目要认真填写齐全、明确,特殊要求应在 份,乙方二份(合同管理部门一份复印件、财务部门一份、12 本公司相关部门和单位在签订采购合同时,要收回一式三 合同盖章时需双方同时进行,因特殊情况与对方不能同时 法律、法规规定或者本公司认为需要公证的合同,应当办 第六条合同的履行 二、经济合同的履约率应达到95%以上(合同执行中如 有问题应征得对方同意和谅解)。履约率就是已完成合同的 金额与应完成合同金额的比率。 第七条合同文本及用章的规定 本公司对外签订的所有经济合同必须统一使用由工13 为加强公司的合同管理工作,预防、减少和及时解决合同纠纷,维护企业合法权益,提高经济效益,根据《中华人民 共和国合同法》和有关政府部门规定,结合公司的实际情况, 制定本制度。 本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等,包括 但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、 运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同 合同管理必须遵循依法办事,预防为主,层层把关,跟踪监督,及时调处,维护企业合法权益的原则。 14 签订、履行、变更、解除合同,必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章,参照有关政策。 管理、参与合同工作的一切有关人员,应当为公司保守商业秘密。 1)、认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例,依法保护本企业的合法权益。 2)、制定、修订本公司合同管理制度、办法,组织实施合同管理工作。 4)、协助合同承办人员依法签订合同,参与重大合同的谈判与签订。 7)、宣传合同法和有关法规,培训合同管理人员和业务人员、采购人员。 10)、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报。 15 2)、严格审查本部门所签订的合同,重大合同提交有关方面会审。 4)、在合同履行过程中,加强与其它各有关部门联系,发生问题及时向法务部通报。 1)、加强与供销等有关部门的联系,及时通报合同履行中的应收应付情况。 2)、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析,提出处理建议、妥善保管收、付凭证。 1、公司对外签订合同,应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权,任何人不得以公司名义对外签 订合同。 2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年,以备核查。 3、除及时清结者外,合同应当采用书面形式,合同文本16 应当采用法务部发布的合同示范文本;合同相对方提供的合 同文本必须送交法务部审核。 5、合同及其有关的书面材料,应当语言规范,字迹(符号)清晰,条款完整,内容具体,用语准确、无歧义。 6、订立合同,必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所,标的,数量和质量,价款和报 酬,履行的期限、地点和方式,违约责任及解决争议的方法 7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品,由合同双方共同封存,加盖公章或合同章, 分别交由各分公司经理、各部门经理或主管负责保管。 8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同,应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、 留置、定金等相应形式的有效担保。 对方当事人提供的保 证人,必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其 他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清 偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。 9、对外签订合同,要明确选择纠纷管辖地,并力求选择本公司所在地法院。 10、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。 17 11、签订合同,应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达 二页以上的须加盖骑缝章。 对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件(必须有 最近年检章)。 对非法人经济组织,应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立 的经营单位,除审查其经营范围外,还应同时审查其所从属 的法人主体资格。 对外方当事人的资格审查,应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓 名、国籍及公司或组织注册地。 代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。 4、签订合同,应当仔细审查对方当事人提供的有关证明18 资料,必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察,以防 对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证 明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。 5、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料,但可归入合同档案保存,以备考查。 各类电话、BP机等通讯工具号码; 对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。 6、合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案,作为财务部门收付款物的依据。 1)、法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。 2)、在履行合同过程中,根据情况的变化,应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题,合同承办人要 及时处理,必要时经单位负责人同意,可实地调查合同标的 情况和对方当事人的履约能力。 3)、接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合19 制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。 4)、合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同,财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合 法授权或超权限签订的合同,财务部门有权拒绝结算。 5)、凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。 对我方当事人的履约情况,除妥善 保存有关收付凭证外,还要做好履约记录。 我方当事人收 到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书 时,应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关 的法律文书时,必须使用挂号信函,并保存邮局收据、回执 备案。 1)、对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时,必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭 口头约定向已变更的接收人发货或付款。 2)、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时,应当及时收集有关证据,并立即以书面形式通知对方当 事人,同时积极采取补救措施,减少损失。 3)、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时,合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施,收集、保存对 方当事人不履行合同的有关证据,及时向法务部报告。 4)、我方当事人因故变更或解除合同,应当及时以书面形20 式通知对方当事人,说明变更或解除合同的原因和请求对方 书面答复的期限,尽快与对方当事人达成变更或解除合同的 协议。 1)、为解决合同纠纷所采取的各项措施,必须在法定的诉讼时效和期间内进行。 2)、发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时,应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案。 3)、合同承办部门、人员应配合好公司法务部参加仲裁或诉讼。 4)、合同纠纷发生后,可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。 5)、合同发生纠纷后,需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的,应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。 6)、解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等,在结案后十日 内,由承办人送交法务部备案。 1)、发生合同纠纷,合同承办部门、人员应立即报告分管领导和法务部、公司领导,法务部、供销部门、财务部等相 关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。 21 2)、在处理合同纠纷过程中,对于可能因对方当事人的行为或者其他原因,使判决不能执行或者难以执行的案件,应 当及时向法院申请财产保全。 3)、合同纠纷发生后,应当依法采取一切措施,积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下,应 当向法院申请保全证据。 4)、向法院提供原始证据时,必须先行复制,并请求法院的承办人员出具证据收执。 对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件; 对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件; 对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件; 双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电线 记录等书面材料和视听材料; 2)、合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内,应将合同档案资料移交法务部。 1、凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,追究相关负责人和责任 人的经济和行政责任。 2、法务部应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理,由法务主管确认后交行政部档案管理人员 存档,不得随意处置、销毁、遗失。 3、本制度自年月日起生效实施。

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